»Herzlich willkommen an Bord!«

Einen neuen Mitarbeiter einzustellen kostet Geld. Im Schnitt fallen 30 bis 40 Prozent des Jahresgehaltes für die gesuchte Position an. Wenn er innerhalb eines Jahres wieder geht, hat sich diese Investition kaum rentiert. Die Entscheidung, ob eine neue Arbeitsstelle passt oder eben nicht, fällt häufig in den ersten drei Monaten. Deshalb hört Recruiting nicht mit der Vertragsunterzeichnung auf. Professionelles Onboarding ist zentraler Bestandteil.

Wie wird also der „Neue“ zum wertvollen Mitarbeiter, der das Unternehmen voranbringt? Um jemanden „an Bord“ zu holen bedarf es ein wenig Organisation und Absprachen im Vorfeld, letztlich ist es aber einfach auch eine Frage der Einstellung. Wertschätzung muss man sich nicht verdienen, sondern ist die Grundlage für eine Zusammenarbeit – von Anfang an.

Idealerweise beginnt die Einarbeitung auch nicht erst am ersten Arbeitstag. Der Digitalisierung sei dank, können die wichtigsten Formalitäten, wie Personalfragebogen und IT Compliance schon im Vorfeld erledigt werden und auch Kontakte zu Kollegen oder Projekten können schon erfolgen. Beispielsweise über eine Einladung in die Linkedin- oder XING-Gruppe des Unternehmens oder den Twitter-, Instagram- oder Facebook-Thread. Hier kann das zukünftige Teammitglied sich schon einmal in aller Ruhe einen Überblick verschaffen, was gerade so passiert. Dieses virtuelle Onboarding beinhaltet idealerweise auch einen Überblick darüber, wie die ersten Tage verlaufen: Wen treffe ich? An welchen Meetings nehme ich teil?

Am ersten Tag sollte die persönliche Begrüßung durch den Chef eine Selbstverständlichkeit sein. Neben einem kleinen Willkommensgruß auf dem Schreibtisch – egal ob Blumen, Konfetti oder Luftballons -, sollte natürlich alles vorhanden sein, um direkt loszulegen: Laptop, Telefon, eingerichtete IT. Ein kurzes Teammeeting zur Vorstellung, damit jeder einmal das neue Gesicht mit einem Namen und seiner Rolle verbinden kann. So etwas funktioniert natürlich auch standortübergreifend in einer Mail mit Foto der einem kurzen Vorstellungsvideo. Ein gemeinsamer Lunch oder Coffee Dates mit einzelnen Teammitgliedern oder Mitarbeitern anderer Abteilungen können im Vorfeld geplant werden. Sie ermöglichen den persönlichen Austausch zu Erwartungen und Vorstellungen.

Einige Unternehmen setzen bei der Einführung neuer Mitarbeiter auf Gamification: Kennenlernspiele und Rätsel binden den Neuen im Team spielerisch ein. Je nach Unternehmenskultur erinnern diese Spiele schon einmal an Kindergeburtstage. Zum Beispiel bei Rackspace, einem Webhosting-Unternehmen aus Texas. Das Unternehmen veranstaltet eine Art Festival, mit dem neue Mitarbeiter begrüßt werden. Das fünftägige Spektakel beinhaltet unter anderem ein Spiel, in dem ein Tischtennisball aus einer Kleenex-Box geschüttelt werden muss, die am eigenen Po befestigt ist… Es geht aber auch ein wenig harmloser: Interaktive Anwendungen bieten neben dem gewünschten Lerneffekt ebenfalls Spaß und Unterhaltung, wie zum Beispiel Espoto, ein Serious Game, das eine digitale Schnitzeljagd-App anbietet, die entsprechend konfiguriert werden kann.

Alida Miranda Wolff von Ethos hat den Prozess des Onboardings in 90 Tage strukturiert. In dieser Zeit soll der neue Mitarbeiter alle nötigen Informationen bekommen, um vom Lernen ins Tun zu kommen. Die ersten 30 Tage stehen im Zeichen der Kultur eines Unternehmens, seinen Werten und der Mission für die neue Rolle. Hier werden wichtige Fragen geklärt, wie: Wofür bin ich hier? Wie schaffe ich Wert für das Unternehmen? Was brauche ich dafür? Was sind Milestones und wie werden Erfolge gemessen? Welcher Umgang wird innerhalb des Teams gepflegt, aber auch mit Vorgesetzten und Kunden? Denn um in einem Unternehmen anzukommen, muss man verstehen, wie es tickt.

Nach 30 Tagen sollte laut Wolff die Lernphase beginnen. Der Fokus liegt hier klar auf der eigenen Rolle. Um sie bestmöglich ausfüllen zu können, müssen alle nötigen Informationen vermittelt werden. Das bedeutet nicht, sich alles theoretisch anzueignen und stundenlange Trainings und Tutorials zu absolvieren. Die größten Lernerfolge werden on-the-job erzielt. Natürlich nur, wenn zusätzlich ein ausreichendes Coaching und Mentoring erfolgt. Strategische Meetings, in denen es um die Ausrichtung des Unternehmens geht sind hierbei genauso wichtig, wie geeignete Literaturempfehlungen oder eine gelebte Fehlerkultur. Nach 60 Tagen beginnt die Entwicklung. Es geht nun darum, das Gelernte nicht nur umzusetzen sondern daraus eigene Strategien zu entwickeln. Nach 90 Tagen beginnt das vollumfängliche Tun. Arbeitsweisen und Kommunikationswege des Unternehmens sollten verstanden und eingehalten werden, der neue Mitarbeiter ist „on track“. Fehler können natürlich passieren und das ist auch okay. Erfolge und Ziele werden nun regelmäßig überprüft und evaluiert.

Diese Prozesse, Informationstransfers sowie Erfolgskontrollen und Feedbacks kosten Zeit. Mittlerweile gibt eine Menge praktischer Tools, die beim Onboarding unterstützen, indem sie immer wiederkehrende Tasks automatisieren, gekoppelt mit Erfolgsmessung und Evaluation als Basis für die Personalentwicklung. Tydy zum Beispiel, stellt neuen Mitarbeitern Aufgaben, die sie erfüllen müssen, um sich in ihre neue Rolle hineinzufinden. Eine Roadmap verschafft einen Überblick über die ersten Wochen im Job. Damit die Motivation nicht auf der Strecke bleibt, dokumentiert die Software ihre Entwicklung und gibt Feedback.

Telstra, ein Mobilfunkanbieter aus Australien, setzte auf Design Thinking im Onboarding und nutzte Methoden wie Fokusgruppen Interviews und Prototyping. Problempunkte im aktuellen Onboarding Prozess konnten identifiziert und Bedürfnisse erkannt werden. Also: was braucht ein neuer Mitarbeiter (wirklich) um erfolgreich arbeiten zu können? Was fehlte ihm bisher? Wo liegen Schwachstellen in der Einarbeitung? Die Erkenntnisse überführte Telstra in vier Kernelemente, nach denen das Unternehmen zukünftig sein Onboarding ausrichtete: Integration, Lernen, Unterstützung und Wachstum. Die persönliche Einbeziehung ist wichtig, um schnell Teil des Unternehmens und seiner Kultur zu werden. Es muss genügend Zeit zur Verfügung stehen, um Dinge zu lernen. Unterstützung erfolgt in Form von Mentoring, Coachings und guter Führung. Anerkennung und Würdigung erreichter Ziele motivieren und ermöglichen Wachstum.

Grundsätzlich sind dies Kernaufgaben guter Mitarbeiterführung. Umso wichtiger ist es, sie bereits von Anfang an zu berücksichtigen. Onboarding ist kein nice-to-have. Ein gut geführter Onboarding-Prozess zeugt von Wertschätzung und legt den Grundstein zur Potenzialentfaltung neuer Mitarbeiter im Unternehmen.